5 унікальних рад Trello з управління проектами

Trello - приголомшливий інструмент для управління проектами і завданнями. Для керування проектами з Trello, ви можете використовувати його вбудовані інструменти для організації, відстеження і зв'язку.

Тим не менш, те, що дійсно виділяє Trello, це ті функції, які економлять час. Ви можете знати або не знати, що ці інструменти існують, але їх використання може зробити управління вашим наступним проектом більш продуктивним.

Метод Канбана і Трелло

Як менеджер проекту, ви, ймовірно, дізналися про техніку канбан. Канбан - це візуальний метод управління предметами.

Kanban - це японське слово, і техніка почалася з Toyota Motor Company десятиліття тому. І хоча він потім використовувався для управління запасами, цей метод відтоді успішно застосовується у всіх галузях промисловості. Це пов'язано з тим, що цей процес можна застосовувати не тільки до доставки фізичних елементів, а й до послуг, завдань і як продуктивний інструмент управління проектами:

Основне налаштування розкладу Kanban ділить цей процес на етапи його компонента. Окремі завдання, які зазвичай представляються у вигляді нотаток Post-it або в цифровому еквіваленті, переміщуються зліва направо через стовпчики, які позначені назвою кожного кроку і номером.

Це число, визначене планувальником, представляє кількість завдань, які команда або особа, відповідальна за цей етап виробництва, може виконати в будь-який момент часу.

Отже, як Trello вступає в гру з методом Kanban? Trello - це інструмент для управління проектами і завданнями для приватних осіб і підприємств, і він використовує цю техніку. Ви створюєте свою (Kanban) дошку, додаваєте списки (які є колонками), а потім вставляєте картки (які є завданнями або елементами у списках).

Поряд з візуальними основами методу Канбан, Trello пропонує безліч функцій, які перетворюють його на чудовий інструмент управління продуктом. Деякі з цих функцій включають нагадування, контрольні списки, вкладення, ярлики та коментарі.

Маючи все це на увазі, ви можете легко керувати практично будь-яким проектом за допомогою методу Канбана і Trello. І оскільки більшість функцій Trello говорять самі за себе, давайте розглянемо ті, про які ви, можливо, не знаєте або не знаєте, як використовувати їх більш ефективно для вашого проекту.

1. З'єднайте карти і плати

Можуть бути випадки, коли ефективно підключати різні карти і плати Trello. Наприклад, ви можете працювати з однією і тією ж командою над кількома проектами. де швидке і просте посилання було б зручним. Або, можливо, ви працюєте з елементами, що перетинаються, де одне завдання має бути виконане для більш ніж одного проекту.

У цих випадках у Trello є функція, за допомогою якої ви можете підключити карту або плату до іншої карти всього за три кліки. Відкривши картку, натисніть кнопку «Додати картку» у вікні «Додати коментар», виберіть дошку або картку та натисніть кнопку «Зберегти».

Коли ця картка переглядається, ви можете клацнути посилання на підключену карту або плату, щоб перейти безпосередньо до неї. Це робить посилання на інші елементи в Trello швидкими і простими. Просто зазначте, що якщо ви використовуєте це тільки для певних членів команди, їм потрібен доступ до цих елементів, щоб переглянути їх. Крім того, ви можете дозволити учасникам доступ до форуму без запрошення в налаштуваннях форуму.

2. Перетворити елементи контрольного списку до карт

За допомогою функції контрольного списку Trello ви можете легко додати список предметів на карту. Це корисно, коли карта являє собою завдання, в якому необхідно виконати кілька елементів, таких як підзадачі Але що, якщо ви виявите, що один з цих предметів сам по собі потребує власної карти? Вам не потрібно вилучати елемент контрольного списку, повертатися до списку на дошці, додавати нову карту і вставляти її згадки. Ви можете просто перетворити це.

Відкрийте картку з контрольним списком, клацніть трикрапковий значок поряд з елементом і виберіть «Перетворити на картку». Потім елемент буде переміщено з контрольного списку в свою власну карту в цьому списку. Це ідеально, коли вам це потрібно, тому що предмет буде нести будь-які згадки про членів команди і навіть смайлики, які ви прикріплюєте.

І пам'ятайте, якщо ви хочете, щоб ця нова карта була в іншому списку, просто використовуйте перетягування Trello, щоб перемістити її. Або ви можете натиснути кнопку «Перемістити» під картою «Дії», щоб вибрати новий список (або дошку).

3. Заощаджуйте час з електронною поштою

Trello пропонує чудову функцію, за допомогою якої ви можете створити картку, надіславши електронного листа. Кожна дошка має унікальну адресу електронної пошти, як і кожен член команди. Хоча може здатися, що простіше відкрити Trello і створити карту, але ви можете перетворити отриманий лист на карту. Щоб заощадити час, ви можете просто переслати цей електронний лист на дошку Trello і налаштувати форматування для створення карти.

Щоб отримати адресу електронної пошти вашої дошки оголошень, натисніть «Показати меню» > «Додаткові параметри електронної пошти». Потім ви можете скопіювати адресу, створити нову або надіслати її електронною поштою. Ви також можете вибрати список і місце, де повинні з'явитися нові карти.

Ось основні правила форматування для перетворення електронних листів на картки:

• Рядок теми: назва карти
• Основна частина листа: опис карти
• Долучення: автоматично додаються на карту
• Розмір електронної пошти: нижче 10 МБ

Якщо ви хочете, щоб на карті була певна мітка, додайте # labelname, # labelcolor або # labelnumber до рядка теми.

Якщо ви хочете, щоб картка містила певне ім'я користувача, додайте @ username або до рядка теми, або до свого власного рядка в тілі листа.

Щоб заощадити час, ви також можете відправити нотатку на існуючу карту. Кожна карта також має свою адресу електронної пошти, і ваша електронна пошта буде відображатися в розділі коментарів до карти. Щоб побачити адресу електронної пошти карти, відкрийте її та натисніть «Надіслати» та багато іншого в правому нижньому куті.

4. Діліться дошками на ходу

Ви вже знаєте, що Trello доступний в Інтернеті. Але цей зручний інструмент також доступний для мобільних пристроїв Android і iOS. А оскільки багато хто з нас не залишає свою роботу в офісі, можуть виникнути ситуації, коли вам потрібно розділити дошку, перебуваючи в дорозі.

Щоб поділитися дошкою з програми Trello, торкніться триточкового значка в правому верхньому куті. Потім натисніть піктограму обміну та виберіть свій метод. Це дозволяє швидко надіслати посилання на цю дошку члену вашої команди. Залежно від вашого пристрою і параметрів загального доступу, у вас можуть бути інші варіанти, ніж ті, що на зображенні нижче.

Таким чином, наступного разу, коли ви будете чекати в аеропорту у відрядженні, в кафе, перш ніж відправитися на роботу, або сидите в громадському транспорті по дорозі додому з офісу, ви все одно можете зайнятися справою.

Завантажити: Trello для Android | iOS (безкоштовно)

5. Перевірте бонуси

Щоб зробити ваш процес ще більш потужним полегшують вашу в Trello, ви можете скористатися перевагами бонусів. Це інструменти, які ви можете включити в свої дошки, щоб максимізувати їх. Щоб переглянути список з дошки, клацніть «Показати меню» у верхньому правому куті, а потім виберіть бонуси. Ви також можете відвідати веб-сторінку бонусів Trello.

Ось кілька поширених бонусів і їх використання для управління проектами.

• Календар: Перегляд термінів у календарі, зміна їх за допомогою дії перетягування і перегляд завершених завдань, відзначаючи дати як завершені.
• GitLab: приєднуйте запити GitLab про злиття до карт Trello для проектів розробки програмного забезпечення і створюйте зв'язки між ними.
• Jira: Створення квитків Jira з карт Trello, прямий зв'язок з ними і моніторинг статусів видачі Jira з Trello.
• TeamGantt: переглядайте карти Trello як часову шкалу, включайте залежності та ресурси і перетворюйте проекти на діаграми Ганта.
• Corrello: керуйте ходом спринту, переглядайте історичну активність і використовуйте діаграми і діаграми для виявлення вузьких місць.

У меню просто клацніть значок інформації поряд з Power-Up для отримання докладнішої інформації та натисніть кнопку «Включити», щоб продовжити активацію. Зверніть увагу, що безкоштовні акаунти надають вам по одному Power-Up на плату, але якщо у вас є платний бізнес-аккаунт, ви можете використовувати їх необмежену кількість.

Яка ваша улюблена особливість Trello?

Якщо ви є поточним користувачем Trello, то знаєте, що його можливості набагато ширші, ніж цей список порад. А з додаванням нових інструментів, бонусів та інтеграцій все стає краще. І пам'ятайте, поряд з діловими та професійними ситуаціями ви можете використовувати Trello для індивідуальних цілей. використання Trello, крім такі як домашні проекти, шкільна робота, особисті цілі.

Яка ваша улюблена особливість Trello? Це щось з перерахованого тут або дорогоцінний камінь, який ви тільки що виявили? Поділіться з нами в коментарях нижче!