Як організувати роботу в колективі

Управління співробітниками - це цілеспрямована діяльність керівництва компанії з вироблення певної кадрової політики. Причому під останньою розуміється не тільки набір персоналу, а й визначення потенціалу кожного з працівників, підвищення їх мотивації, здійснення контролю за особовим складом і пошук способів збільшення продуктивності праці.

Що таке система управління співробітниками

Якщо розглядати управління співробітниками в самому загальному сенсі, то його можна визначити як набір методик, технік, процедур і прийомів роботи з найманим персоналом організації або комерційного підприємства.

Існує цілий ряд популярних і основоположних парадигм управління трудовим колективом. Кожна з них фокусується на одному з аспектів: кадрове планування, наймання працівників, оцінку їх ефективності та адаптацію вже прийнятих на роботу службовців.

І це далеко не весь арсенал методів з управління діяльністю співробітників. Всі основні складові системи діляться на три основні типи: методи формування та подання персоналу, методи розвитку співробітників і методи оптимізації використання людських ресурсів (мова йде про вже найнятих працівників).

Система управління співробітниками є найважливішою складовою діяльності будь-якої установи. Від того, наскільки добре налагоджені набір і управління персоналом, значною мірою залежить економічний успіх компанії, її становище на ринку і розвиток.

9 головних принципів управління колективом

Хоча основна мета бізнесу, до досягнення якої прагне будь-який керівник підприємства - це витяг максимуму прибутку, в сучасній теорії і практиці управління кадрами велика увага приділяється соціальним потребам працівників.

Головні правила управління співробітниками:

1. Підбирати працівників не тільки за професійними, а й за особистими якостями.
2. Зберігати спадкоємність: в колективі повинні бути присутні як досвідчені працівники, так і молоді.
3. Спиратися на обґрунтовані критерії оцінки праці при посадовому та професійному просуванні; створювати умови для того, щоб кар'єрне зростання співробітників було постійним.
4. Заохочувати змагальність серед підлеглих, які претендують на посади керівників (це формує кадровий потенціал).
5. Довіра до персоналу має поєднуватися з перевіркою виконання завдань і якості роботи.
6. Доручати співробітнику тільки ту роботу, яка відповідає його здібностям і можливостям.
7. Забезпечувати автоматичне заміщення працівника, який пішов у відпустку або відсутнього з якихось ще причин. Це має враховуватися в посадових інструкціях.
8. Постійно підвищувати кваліфікацію персоналу.
9. Приймати тільки ті управлінські рішення щодо кадрів, які відповідають актуальним нормативним актам (дбати про правову захищеність).

5 основних стратегій управління персоналом

До теперішнього моменту людство встигло виробити масу стратегій з управління співробітниками організацій. Їх можна класифікувати за цілями компанії і виділити п'ять видів цих стратегій:

1. Динамічне зростання.

Ця стратегія націлена на те, щоб покращувати співпрацю всередині команди, підвищувати лояльність персоналу корпоративної ідеології, мотивувати, прищеплювати відповідальність і привчати швидко адаптуватися до будь-яких змін. Її наріжний камінь - справедлива винагорода за працю: чим якісніше людина працює, тим більше отримує. Можливе кар'єрне зростання на тих позиціях, які передбачають подальше просування.

2. Заповзятливість.

У рамках підприємницької стратегії цінуються новаторство, ініціативність і висока відповідальність за результат. Оплата праці - конкурентна, а у відборі на посади враховуються інтереси самого працівника. Персонал мотивують успішно реалізовувати всі намічені цілі.

3. Злагодженість і контроль в ім'я прибутку.

Стратегія ґрунтується на налагодженій системі управління: робота ведеться в суворій відповідності з правилами і з вкрай жорсткими термінами виконання завдань, як на конвеєрі, оскільки головне тут - це запланований результат. Кожен працівник виконує не тільки свої посадові обов'язки, а й будь-які завдання, які необхідні по ситуації. Діяльність суворо контролюється. Чим краще працівник виконує умови і чим активніше досягає поставлених цілей, тим вище його дохід. Кар'єрне просування залежить від компетентності.

4. Ліквідаційна стратегія.

Коли компанії загрожує крах, застосовують ліквідаційну стратегію: скорочують всі можливі витрати, включаючи витрати на зарплати. Наймають людей тільки на ті позиції, без яких неможливе функціонування бізнесу; не витрачаються на підвищення кваліфікації та мотивацію. Оплата прив'язана до результативності. Просування можливе лише тоді, коли посада це передбачає, а працівник показав свою високу ефективність і корисність для фірми.

5. Скорочення.

Якщо справи в компанії йдуть зовсім погано, і керівництво намагається врятувати бізнес, починаються скорочення штатів і звільнення співробітників. Залишився персоналу доводиться миритися з новими умовами і додатковими обов'язками, демонструвати гнучкість і працювати в ім'я майбутнього успіху. Однак насправді люди втрачають мотивацію, а настрої в колективі дуже депресивні.

У період кризи багатьом доводиться розширювати свій функціонал, перекваліфікуватися, освоювати суміжні напрямки, оскільки компанія не має наміру наймати нових людей замість звільнених. Зарплата виплачується за результатами і залежно від особистої ефективності кожного працівника.

4 технології управління працівниками

Технології є досить своєрідним управлінським інструментом в арсеналі керівника і кадровика. Це цілі комплекси методів, прийомів і цілей. Існуючі на даний момент управлінські технології класифікуються на групи за масштабами їх застосування, за походженням і кінцевою метою. Найбільш популярна класифікація за походженням, згідно з якою всі технології управління співробітниками належать до однієї з чотирьох груп:

1. Традиційні.

Вони є в будь-якій організації. Деякі з них законодавчо закріплені і мають статус правил, інші - успадковані від минулих епох і є частиною традиції. Найяскравіший приклад - кадровий облік: майже у всіх вітчизняних фірмах і НКО він заснований на Трудовому кодексі і проводиться однаково.

2. Галузеві.

Їх застосовують тільки спеціалізовані органи та галузеві служби. Щоб використовувати такі технології, має бути розроблено відповідний технічний супровід, що охоплює всі сторони кадрової роботи.

3. Професійні.

Ці технології унікальні, оскільки розробляються на замовлення конкретної компанії консалтинговим агентством з урахуванням всіх нюансів поточного періоду і ситуації в цій компанії. Вони вкрай вузькоспеціалізовані, а їх створення коштує дорого, тому універсальними їх назвати не можна.

4. Інноваційні.

Створити і впровадити інноваційну технологію управління співробітниками під силу тільки дуже висококваліфікованим кадровикам. Необхідність у подібних технологіях викликана конкретною ситуацією в компанії.

6 етапів розвитку системи управління співробітниками

Для початку весь персонал ділять на категорії і обґрунтовують, з економічної і технічної точок зору, необхідність у кожній з них. Всі трудові функції відповідають певним компетенціям, що складаються з освіти, професійного досвіду, повноважень. Потім потрібну кількість працівників закладають у плани, спираючись на загальноприйняті нормативи, практику інших аналогічних фірм або виходячи зі здатності того чи іншого фахівця виконувати певний обсяг роботи за одиницю часу.

У план розвитку бізнесу зазвичай входить і програма забезпечення людськими ресурсами, що охоплює всі стадії формування та розвитку управлінської системи. Необхідно пам'ятати про те, що кадровий склад будь-якого підприємства динамічний: люди звільняються з власних причин, йдуть на пенсію або в декрет, у деяких закінчуються терміни трудових договорів. Зміна бізнес-процесів і стратегій виробництва тільки посилює динаміку.

Наймання співробітників - це не тільки закриття певних вакансій, а й формування кадрового резерву - того запасу людей, з якого фірма в майбутньому може черпати нових фахівців. При пошуку роботи кандидату важливо отримати комфортні умови праці, вигідну оплату та перспективи розвитку, а роботодавцю - працьовитого і відповідального виконавця, готового вкладати свій час, талант і вміння.

Трудовою поведінкою персоналу необхідно керувати постійно. Цей процес починається з підбору команди і триває весь час, поки компанія функціонує. Щоб дисципліна дотримувалася, а управління завданнями співробітників було чітким і скоординованим, необхідно:

• виробляти мотивацію і стимули, що змушують людей працювати з повною самовіддачею;
• будувати власну організаційну культуру;
• відстежувати виникнення конфліктів;
• вчасно дозволяти і запобігати їм.

У неї входять:

• правове регулювання трудових відносин;
• грамотний розподіл обов'язків і навантаження;
• підтримання виробничих відносин, зв'язків;
• кадрова політика;
• аналіз кадрового складу, збір статистики;
• створення ідеальної моделі кадрового менеджменту для підприємства.

Без формування цієї системи підприємство не зможе домогтися гармонії у взаємодії зі своїми найманими працівниками і забезпечити дотримання законів, що регулюють трудові відносини.

По суті, наймані службовці є таким же засобом виробництва, як і верстати, обладнання, приміщення, тощо. А значить, і підхід до управління співробітниками повинен бути раціональним. Щоб використовувати персонал правильно, необхідно:

• визначити, які функції здатен виконувати кожен з працівників;
• описати необхідні компетенції фахівців, виходячи з їх функціоналу;
• адаптувати персонал до специфіки виробництва;
• надати йому умови і можливості працювати безпечно і продуктивно.

Основний фактор, що впливає на дієздатність трудового колективу - це те, чи зуміло керівництво сформувати справедливу і ясну систему фінансової та нематеріальної мотивації. Сприятливий клімат і хороші показники зазвичай бувають там, де співробітників мотивують і матеріально, і іншими способами. Людям важливий не тільки заробіток: нерідко вони на роки залишаються в компанії і відмовляються від пошуку більш вигідних варіантів, якщо їм подобається колектив, умови, начальство і сама робота.

Одним з правил управління співробітниками є необхідність регулярно підвищувати їх кваліфікацію. Співробітників слід стимулювати здобувати освіту в різних формах: від другого вищого та захисту наукового ступеня до проходження короткострокових курсів, тренінгів.

Вдосконалення забезпечення людськими ресурсами не зводиться тільки до «прокачування» навичок, необхідних співробітнику на його поточній посаді. Досить перспективно освоєння суміжних професійних областей, вивчення сучасних технологій, нових програм і обладнання. Установі, яка піклується про підтримку кваліфікації співробітників на належному рівні, не загрожує кадровий голод у разі відходу рідкісного фахівця, вона легше переживає кризи і гнучкіше адаптується до ринкових умов.

3 групи методів управління персоналом

Методи управління співробітниками застосовуються з двома основними цілями: заради стимулювання і заради контролю. Самі методи діляться на кілька груп і бувають економічними, адміністративно-розпорядчими, соціально-психологічними. Якої-небудь однієї групи методів недостатньо, потрібно гармонійно поєднувати їх всі.

Вони базуються на тому, що самі працівники усвідомлюють необхідність у трудовій дисципліні, тримаються за місце в компанії і віддані їй, досить відповідальні. Методи реалізуються у вигляді регламентів та адміністративних актів, обов'язкових до виконання.

Адміністративні методи відповідають всім актуальним законам і нормативним актам вищих органів. Що стосується конкретних форм взаємодії з персоналом, то вони досить різноманітні: це і створення оргструктури компанії, і складання регулюючих документів (статутів, стандартів, нормативів, інструкцій), і прийняття поточних управлінських рішень у вигляді видання розпоряджень і наказів, і відбір кандидатів на посади, і затвердження вироблених норм.

Ці методи впливу на працівників засновані на дисципліні, ієрархії підпорядкування в організації та системі адміністративно-правових стягнень.

Всього існує шість різновидів управлінського впливу на підлеглих:

• організаційні;
• розпорядчі;
• дисциплінарні (відповідальність, санкції);
• матеріальна відповідальність;
• адміністративні (стягнення, відповідальність);
• кримінальна відповідальність.

Адміністративне регулювання - це не єдиний важіль впливу на працівників компанії. Економічні заходи дають нітрохи не менший ефект в плані управління співробітниками. Це, зокрема, фінансове стимулювання, нормативи, економічні норми.

Під матеріальним стимулюванням розуміється встановлення величини фінансової винагороди трудящому за його роботу (у вигляді заробітної плати та премій) плюс пільги та різні компенсації витрат.

• Вплив через зарплату

Найманий працівник кровно зацікавлений в отриманні гідної оплати своєї праці. Витрати на заробітну плату є істотною частиною собівартості товарів і послуг. Дохід співробітників залежить від пропозиції і ринкового попиту на продукцію фірми та їх особистого внеску в загальну справу.

• Стимулюючі виплати

Крім окладу, багато роботодавців встановлюють для персоналу різні надбавки і додаткові виплати, які фіксуються в колективних договорах. Також існують особливі категорії трудящих, яким стимулюючі виплати належать за законом: це ті, хто трудиться в регіонах з несприятливим кліматом, чия робота здійснюється в небезпечних і шкідливих для здоров'я умовах або просто дуже важка.

• Компенсації витрат, гарантії

Гарантії, в даному контексті - це будь-які умови, інструменти та заходи, покликані забезпечити реалізацію трудових прав персоналу. Компенсації ж - це відшкодування працівникам тих витрат, які безпосередньо пов'язані з виконанням їх посадових обов'язків.

• Доплати

Крім основної зарплати, що забезпечує працівнику МРІТ, деяким належать також додаткові виплати. Підставою для них є не тільки шкідливі умови роботи, а й, наприклад, суміщення посад, доплати за додаткові обов'язки або понаднормову працю, ненормований графік.

• Преміювання

Виплата премій персоналу відповідно до прибутку, який отримала фірма, є одним з поширених методів управління співробітниками. За допомогою премій керівники мотивують підлеглих працювати більш активно і сумлінно, більше вкладатися в результат.

• Матеріальна допомога

Цей економічний метод впливу у формі грошових компенсація використовується тільки в екстремальних випадках: наприклад, якщо співробітник або його член сім'ї помер, потрапив в аварію, потребує оплати дорогого лікування, тощо.

• Бонуси, пільги

Різні привілеї та персональні бонуси доповнюють інші види оплати праці. Це компенсація витрат за проїзд і телефонний зв'язок, оформлення корпоративної кредитної картки або ДМС, пенсія від компанії.

Вони базуються на законах психології та соціології, мати уявлення про які повинні всі, хто має відношення до сфери HR. До цієї групи методів управління співробітниками належать моральне стимулювання, підвищення відповідальності та особистої ініціативи, створення сприятливої психологічної атмосфери в колективі, формування груп.

Соціологічні методи дозволяють оцінити функції і місце кожного працівника в команді, виявити неформальних лідерів (щоб підтримати їх і використовувати для мотивації персоналу), поліпшити комунікацію всередині фірми. Це соціологічні дослідження, менеджмент конфліктів, конкуренція і партнерство, оцінка психологічних якостей людей.

Психологічні методи орієнтовані не на групу, а швидше на кожного співробітника окремо, і спрямовані на те, щоб розкрити його творчий потенціал з користю для вирішення актуальних завдань бізнесу.

Конкретні способи впливу на працівників - це похвала і осудження, спонукання, догана, засудження, переконання, тиск, залучення і виховання на особистих прикладах.

7 ознак того, що методи управління співробітниками необхідно вдосконалювати

Щоб управління співробітниками відділу, філії або цілої корпорації було ефективним, керівництво повинно постійно відстежувати результати застосування поточної кадрової політики. І своєчасно коригувати її.

Про те, що в методах і засобах управління пора щось терміново змінювати, свідчать такі ознаки, як:

1. Різке зростання штату компанії і викликана ним необхідність створити цілісну систему впливу.
2. Роздування штату, яке, однак, не призвело до зростання прибутків фірми.
3. Повна відсутність кадрової політики як такої.
4. Відчутна нестача знань, навичок і підготовки у працівників.
5. Невдоволення трудового колективу умовами роботи, оплатою, кар'єрним просуванням.
6. Проблеми з адаптацією нових працівників і викликана цим текучка кадрів.
7. Відсутність особистої ініціативи з боку персоналу - як старих співробітників, так і новачків. Результати роботи ніяк не впливають на становище конкретної людини, від неї нічого не залежить.

Якщо подібні проблеми присутні в організації постійно, це сигнал неспроможності прийнятої системи управління кадрами. Керівникам пора тверезо оцінити ситуацію, відмовитися від застарілих методів впливу і пошукати більш дієві, оптимізувати процеси найму, відбору, адаптації та мотивації працівників.

Аналіз ефективності існуючих методів управління співробітниками

Перед тим, як планувати заходи зі зміцнення корпоративного духу, підвищення продуктивності та налагодження бізнес-процесів, потрібен докладний аналіз ефективності застосовуваних методів і програм управління співробітниками. Наскільки вони дієві, чи відповідають нинішнім вимогам ринку, чи не пора їх переглянути або осучаснити?

• Порівняння управлінських систем різних підприємств

Зіставляються вже сформована в організації система управління персоналом і аналогічна система в іншій компанії - більш успішної і відомої. Головне, щоб системи були однорідні, тоді можна наочно побачити всі їх сильні і слабкі сторони.

• Послідовна підстановка

Це метод вивчення впливу, окремо наданого кожній складовій системи управління співробітниками. Спочатку всі фактори оцінюються і ранжуються, потім серед них вибирають найбільш істотні і тестують.

• Декомпозиція

Метод «від складного до простого»: комплексні явища розбиваються на більш прості, і чим мельче і зрозуміліше буде кожен елемент, тим більше шансів на глибоке вивчення всього явища.

• Динаміка

Цей метод застосовується для дослідження кількісних показників, що характеризують управлінську систему. Випадкові і помилкові значення виключаються, після чого переходять до аналізу інших даних - а саме, їх місця в динамічному ряду.

• Структурування

За допомогою структуризації аргументують різні управлінські цілі та стратегії. Суть методу - у виведенні прийнятих стратегій і підходів в області кадрового менеджменту з глобальних цілей фірми.

• Підхід

Даний метод фокусується на вивченні застосування різних правил і нормативів, що стосуються сфери управління персоналом і визначають оргструктуру фірми, розподіл функцій і обов'язків між підрозділами, число працівників у кожному з них, критерії прийняття рішень.

• Метод параметрів

Дозволяє визначити функціональні залежності між параметрами прийнятої управлінської системи та параметрами елементів виробничої системи. Мета - знайти відповідність.

• Морфологічний аналіз

Цей метод приходить на допомогу, коли потрібно описати весь спектр можливих варіантів управлінських рішень, необхідних для того, щоб виконувалися ті чи інші функції системи управління діяльністю співробітників.

Спочатку складають повний список всіх наявних у системі функцій, а потім, у наступному стовпчику, для кожної функції перераховують будь-які допустимі способи її реалізації. Результатом стає морфологічна матриця. Велика, комплексна задача дробиться на більш приватні, які простіше вирішувати окремо і послідовно.

• Творчі наради

У рамках таких нарад начальники відділів і фахівці, що відповідають за різні напрямки роботи, спільно генерують ідеї щодо вдосконалення управлінської системи та кадрової політики фірми. Секрет високої ефективності цього формату в тому, що, поки один з учасників висловлюється, в інших народжується маса нових ідей. Надихаючи один одного, можна виробити по-справжньому корисні та оригінальні рішення.

• Аудит із залученням експерта

Аналіз ефективності управління співробітниками, вироблений компетентним стороннім експертом в області HR спільно з керівними працівниками компанії - досить потужний метод, що дозволяє виявити наявні проблеми, оцінити їх масштаб, виявити причини.

Шляхи вдосконалення системи управління персоналом

Зокрема, відмінником і володарем червоного диплома може стати посидюча і копітка людина, яка абсолютно не вміє знаходити клієнтів, правильно вибудовувати спілкування з ними і успішно закривати угоди. З цієї причини будь-яка компанія потребує вдосконалення управління співробітниками і в ефективних методах мотивації. При пошуку працівників на посаду враховується розмір фірми і підрозділу, специфіка роботи, особливості корпоративної культури.

• Відбір на конкурсній основі

У нашій країні дуже поширена така практика, як прийом на роботу «за знайомством»: у компанію швидше працевлаштують того, хто є родичем або знайомим одного з керівників або співробітників, ніж людину «з вулиці». І це помилковий підхід, негативні наслідки якого торкнуться і співробітника, який привів свого кандидата, і роботодавця.

Тому на великих комерційних підприємствах кадри набираються на конкурсній основі, і вимоги до них вищі: працівник не тільки повинен мати достатні компетенції, а й бути креативним, гнучким, мобільним, готовим до нестандартних завдань і швидкого активного самонавчання.

• Заохочення

Найочевидніший варіант мотивації в управлінні співробітниками - це заохочувальні заходи за якісну працю і високу результативність. Наприклад, якщо працівник успішно виконує місячний план, публікує наукову статтю (де, звичайно ж, присутні посилання на компанію і її діяльність - у найпозитивнішому ключі), бере участь у корпоративних заходах, то його додатково винагороджують - фінансово або будь-якими бонусами, включаючи відгули.

• Система санкцій

Деякі начальники роблять ставку на штрафи, депремування, догани та інші дисциплінарні заходи як спосіб налагодження трудової дисципліни. Співробітників штрафують за запізнення, карають - аж до звільнення - за хамство по відношенню до клієнтів і прогул робочої зміни без вагомої причини, та й надто пасивний стиль роботи може стати причиною для стягнень. Спектр покарань досить широкий. У сучасних фірмах такий підхід, орієнтований більше на батіг, ніж на пряник, працює тільки там, де дохід співробітника залежить від кількості проданих товарів або послуг, закритих угод.

• Підвищення кваліфікації працівників

Різні організації, як приватні, так і державні, приділяють величезну увагу навчанню та підготовці персоналу. З цією метою працівників направляють на навчання до провідних вишів країни або навіть за кордон. Деякі компанії йдуть іншим шляхом і самі готують фахівців для себе, організовуючи власний навчальний центр або цілу школу. Оптимально поєднувати всі три варіанти, але, якщо ресурсів на це немає, треба використовувати будь-які наявні можливості. Організація системи управління співробітниками повинна бути такою, щоб компанія успішно задовольняла власні потреби в кваліфікованих кадрах.

• Атестація

Атестація, найчастіше, являє собою щось на зразок усного іспиту: працівник відповідає на запитання комісії, що складається з експертів та керівників відділів. Зазвичай змістом атестації є закони, нормативні акти і норми, які працівник повинен знати. Якщо постаратися, можна просто визубрити матеріал, як у школі. Тому атестація далеко не завжди показує справжній стан справ.

Крім знання правил і норм, сучасний службовець, особливо якщо це працівник великої комерційної фірми, повинен вміти мислити самостійно, шукати нешаблонні рішення раптово виникаючих завдань, орієнтуватися в мінливій обстановці, діяти раціонально і зберігати стресостійкість. Краще відмовитися від стандартного списку питань на користь завдань, що вимагають винахідливості і самостійності (зрозуміло, в рамках закону).

• Обмін професійним досвідом

Симпозіуми, конференції та форуми, присвячені роботі з кадрами - це зручний формат для обміну